どのプロジェクトでも、どの仕事でも、
会議の議事録書きは新人の仕事になります。
何が重要なポイントか分からず、
全会話を記載する方もいますが、
それは議事録としては裁判や国会用ですね。
ビジネスの議事録では、
会議で決定した事に対して間違いがないか、
文書に残して確認をし、
それを証拠に残すためのものです。
議事録の基本は以下の2項目ではないでしょうか。
-決定事項
-宿題事項
【決定事項】
議事録を書く1番の目的です。
決定事項の記録を残す事で、
ITのプロジェクトにおいては、
スコープ(見積もり範囲)なのか仕様変更や追加なのか、
判断する基準になります。
【宿題事項】
会議の中で決定しなかった事に対して、
誰がいつまでに何をやると言う内容を記載。
課題TODO表に転記して管理しても良いです。
そして忘れてならないのが、
議事録の提出スピードです。
私のアシスタントは凄く議事録書きが得意で、
会議の終わりに決定事項の振り返りを行い、
当日には内部レビューも済ませて提出するスピード感でした。
過去に発言や表現の正確さやにこだわるあまり、
会議の翌週に提出したメンバーもいました。
さらに年末のキックオフミーティングの議事録が、
年明けに出てきたプロジェクトもありました。
議事録の提出は参加者の記憶が残ってるうちに、
可能であれば会議の当日、
最悪でも翌日には提出する様にしましょう！